Pkw und Selbstständigkeit – wie und wo sich sparen lässt

Kundenbesuche, Fahrten zu Messen, Kundenakquise, Geschäftstermine oder der Weg zum Lieferanten – für viele Unternehmer ist ein eigener Firmenwagen unverzichtbar, bietet er doch im Vergleich zu Bahnfahrten eine weitaus höhere Flexibilität. 

Steuern sparen 

Der größte Vorteil eines Geschäftsautos ist vermutlich das Sparen von Steuern. Bei einer geschäftlichen Nutzung von mehr als 10 % können grundsätzlich alle Kosten von der Leasingrate oder der Abschreibung, Benzin-, Versicherungs- und Reparaturkosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden.

Bei einer Nutzung, die unter 10 % liegt, werden die betrieblichen Fahrten mit einer Pauschale von 0,30 Euro je Kilometer über eine Einlage erfasst. Liegt die betriebliche Nutzung über 50 %, so besteht keine Wahloption, ob der Wagen dem Betriebsvermögen zugeordnet wird oder nicht. Bei der Berechnung des betrieblichen Anteils gilt dabei folgende Zuordnung: 

• Eine Überlassung an Mitarbeiter ist immer betrieblich, Gleiches gilt für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz.
• Ein Nachweis über die betriebliche Nutzung kann formlos erfolgen beziehungsweise ist nicht notwendig, wenn offensichtlich ist, dass das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird.
• Sofern sich keine bedeutenden Änderungen ergeben, gilt der Umfang auch für die Zukunft. 

Zuordnung zum Betriebsvermögen 

Wird der Firmenwagen zum Betriebsvermögen gerechnet, gelten folgende Regeln: 

• Beim Kauf eines Neuwagens beträgt die Regelabschreibung sechs Jahre. Bei einer jährlich sehr hohen Fahrleistung verkürzt sich der Zeitraum gegebenenfalls. Auch beim Kauf eines Gebrauchtwagens wird lediglich die vermutliche Restnutzungsdauer angerechnet. 
• Innerhalb des Geschäftsjahres lassen sich alle anfallenden Ausgaben als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Das gilt auch für Kosten, die während einer Urlaubsreise anfallen. 
• Die private Nutzung wird mit einem Privatanteil angesetzt. Dieser sollte möglichst gering sein, da er den betrieblichen Gewinn erhöht. 
• Die Kosten von der Wohnung zum Arbeitsplatz werden über die Entfernungspauschale mit 0,30 Euro je Kilometer abgegolten. 

1-%-Regelung  

Bei einer privaten Nutzung von 50 % oder weniger erfolgt der Nachweis über diese Nutzung mittels Fahrtenbuch, der private Anteil wird dann entsprechend versteuert. Das Fahrzeug gilt in diesem Falle als Betriebsvermögen.

Liegt die private Nutzung über 50 %, wird diese monatlich als Pauschale in Höhe von 1 % des Listenpreises – der UVP des Herstellers zuzüglich Umsatzsteuer – zum Termin der Erstzulassung als fiktive Betriebseinnahme berücksichtigt.

Hinzu kommen gegebenenfalls die Fahrten vom Wohnort zum Arbeitsplatz, die mit einem Faktor von 0,03 % des Listenpreises kalkuliert und als geldwerter Vorteil verbucht werden. Die monatlichen Ausgaben werden dann als Betriebskosten den Betriebsausgaben zugerechnet.  

Die 1-%-Regelung gilt im Übrigen auch dann, wenn der Firmenwagen bereits vollständig abgeschrieben ist. Entsprechend günstig kann sich ein niedriger Kaufpreis, z. B. bei einem Gebrauchtwagen, auswirken.

Bei Neuwagen ist daher zu empfehlen, lediglich die Grundausstattung zu kaufen beziehungsweise das Fahrzeug nachträglich mit Sonderwünschen auszustatten, um den Listenpreis möglichst gering zu halten. 

Fahrtenbuch

Um den privaten Anteil der Nutzung zu versteuern, ist letztere Methode natürlich einfacher, doch häufig ist die exakte Abrechnung über ein Fahrtenbuch die günstigere Variante. Allerdings sind die Auflagen für ein Fahrtenbuch seitens des Finanzamtes streng: 

• Das Fahrtenbuch muss durchgehend geführt sein, auch wenn sich die Nutzung nicht verändert. 
• Die Eintragungen müssen zeitnah erfolgen. Wenngleich es keine konkrete Regelung gibt, was zeitnah bedeutet, so wäre es am einfachsten, die Fahrten direkt nach Fahrtende einzutragen. 
• Die Aufzeichnungen müssen in einer buchförmigen äußeren Gestalt erfolgen, d. h., die Form darf nachträgliche Änderungen und Streichungen nicht gestatten oder zumindest müssen diese deutlich erkennbar sein. Konkret bedeutet dies: Eine Excel-Tabelle geht nicht, ein Fahrtenbuch-Heft oder ein gebundener Terminkalender hingegen schon. 

Bestandteile der Fahrteneintragung sind also Datum, Kilometerstand zum Anfang und Ende der Fahrt, Reiseziel, Route und Zweck sowie die Angabe der Geschäftspartner bei geschäftlichen Fahrten. Die Angaben zu Route, Zweck und Personen entfallen bei privaten Fahrten. Bei der exakten Abrechnung sind außerdem die Tankbelege zu sammeln.  

Wird das Fahrtenbuch aufgrund von Formfehlern nicht durch das Finanzamt anerkannt, so greift automatisch die 1-%-Regelung. 

Pauschale Abrechnung der Fahrtkosten 

Bei einer nur gelegentlichen Nutzung des Pkw für das Unternehmen lassen sich die Kosten auch als Pauschale abrechnen. Hier wird eine Regelung von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer zugrunde gelegt, mit der gleichzeitig alle Kosten für Versicherungen, Reparaturen, Steuer und TÜV abgegolten sind. 

Eine solche Regelung, bei der die Kosten der betrieblichen Nutzung als Betriebsausgabe anfallen, ist grundsätzlich bei Pkws bis zu einer betrieblichen Nutzung von 50 % fällig. Ist beispielsweise nach einigen Jahren der Verkauf des Autos geplant, fließt der Verkaufserlös auf das private Konto und muss nicht versteuert werden.

Besonders gut fährt bei dieser Regelung allerdings, wer nicht die Pauschale ansetzt, sondern die tatsächlich anfallenden Kosten je Kilometer nachweist. Diese liegen meist über den 0,30 Euro. 

Wahl des Autos 

Es gibt keine Vorgabe, wie teuer oder groß das Dienstauto sein darf. Genauer hinschauen wird das Finanzamt jedoch bei Luxus- oder Sportwagen. Sicherlich ist die Kulanz größer, wenn der Unternehmer entsprechend gut verdient oder glaubhaft vermitteln kann, dass ein repräsentatives Auto wichtig für die Ausübung des Berufs ist.

Kauf oder Leasing? 

Für Selbstständige stellt sich häufig nicht die Frage eines günstigen Gebrauchtwagens, da sowohl die Zuverlässigkeit als auch das Prestige des Auftretens wichtige Faktoren für den Geschäftserfolg sind. Das Leasing bietet dabei eine Option, um günstig Mobilität zu erlangen – und ist für Selbstständige mit einigen Vorteilen verbunden. 

Leasingfahrzeuge 

Auch beim Leasing sind Sicherheiten wie Einkommensteuerbescheide oder Abrechnungen der letzten Jahre erforderlich. Schließlich will der Leasinggeber kein unnötiges Risiko eingehen. Doch: Die monatlichen Raten sind überschaubar und können als feste Größe in die Betriebsausgaben einkalkuliert werden.

Dabei erhalten Selbstständige und Freiberufler von den Autobanken teilweise Konditionen, wie sie ansonsten nur Unternehmen zuteilwerden. Dazu gehören häufig der Ausschluss des Gebrauchtwagenrisikos, vergünstigte Prämien und Servicekarten inklusive einer Versicherung, kostenloser Verschleißreparaturen oder Reifenpakete.

Und auch bei der Umsatzsteuer lässt sich gegenüber dem Privatleasing sparen: Die 19 % lassen sich direkt als Vorsteuer anrechnen und senken damit das zu versteuernde Einkommen. 

Durch das Leasing bleibt das Kapital des Unternehmens unangetastet. So verschlechtert sich die Kreditwürdigkeit nicht, wie es bei einem Ratenkauf der Fall wäre, und auch das Eigenkapital leidet nicht unter der Anschaffung. Steuerlich absetzbar sind bei einem Leasingvertrag die monatlichen Raten sowie die laufenden Betriebskosten. 

Ein weiterer Vorteil: Nach dem Ende der meist recht kurzen Vertragslaufzeit erhält man ein neues Fahrzeug – das erneut wenig Reparaturbedarf aufweist und im Vergleich zu einem Gebrauchtwagen eine positive Außenwirkung hat. 

Allerdings steht am Ende des Leasingvertrags nicht die Übernahme des Autos, sondern eine Rückgabe, die sich entweder nach dem Restwert berechnet oder über eine vereinbarte Laufleistung zu Nachzahlungen beziehungsweise einer Rückerstattung führen kann. Hier sollte man sich im Vorfeld genau informieren und auch seine jährliche Kilometerleistung relativ genau kennen, um böse Überraschungen zu vermeiden. 

Kauf des Firmenwagens 

Beim Kauf eines Firmenwagens verringert sich die Liquidität des Unternehmens, eine Finanzierung verschlechtert sogar die Eigenkapitalquote. Dennoch sind auch hier steuerliche Aspekte von Belang. So ist eine Abschreibung entsprechend der AfA-Tabelle über einen Zeitraum von sechs Jahren möglich.

Darüber hinaus sind die Zinsen, die für den Kredit anfallen, steuerlich absetzbar – ebenso wie die entstehenden laufenden Betriebskosten für Sprit, Reparaturen usw.  

Sonderregelungen für GmbH-Geschäftsführer 

Hier müssen eindeutige schriftliche Regelungen bestehen, damit nicht der Verdacht auf eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegt. So gilt bei der Überlassung des Firmenwagens für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ein geldwerter Vorteil, der als zusätzlicher Arbeitslohn versteuert wird.

Bei der Überlassung für Privatfahrten gelten 12 % des Listenpreises oder das Führen eines Fahrtenbuches. Weitere Tätigkeiten zum Erzielen zusätzlicher Einkünfte sind automatisch über die 1-%-Regelung abgegolten. 

Die jährliche Berechnung lautet dabei wie folgt: 12 mal 0,03 % des Listenpreises × Entfernung Wohnung-Arbeitsstätte bzw. tatsächlicher Kostenanteil laut Fahrtenbuch, wobei sich keinerlei steuerliche Auswirkungen ergeben, wenn der Pkw ausschließlich beruflich genutzt werden darf.  

Fazit 

Als Selbstständiger lässt sich bei der beruflichen Nutzung viel Geld sparen – wenn man sich ausreichend informiert. Das gilt insbesondere für die Form der Anschaffung (Leasing oder Kredit), die Zuordnung zum privaten oder betrieblichen Vermögen, wie auch für die Form der Abrechnung mittels einer Pauschale oder dem Fahrtenbuch.

Doch lohnt sich dieser Aufwand in der Regel. Im Zweifel ist sicherlich auch der Steuerberater bei der finanziell günstigsten Lösung behilflich.